タスクの細分化について
私が仕事をする時に毎朝実践している作業の一つ、それがタスクの細分化です。
まずタスクの完了という「ゴール」を目印としタスクの細分化により
「ゴールまでのチェックポイント」を設定することを目的としています。
細分化の目的・メリット
目的とメリットは主に4つです。
- 発生するであろうタスクを明確にする
- タスク消化に費やす時間を見積もる
- 小さなタスクの消化を積み上げて達成感を得る
- 進捗報告を楽にする
細分化したタスクを書き出す
例えば「営業用のプレゼンテーション資料を作る」というタスクがあったとすれば
後述のように想定されるタスク、およびチェックリストを書き出します。
私の場合、書き出し方法は気分によるのですが
ノートに書き出したり、PCでテキストエディタ(メモ帳的な物)に入力します。
方法も形式も自分がわかりやすい方法なら何でもいいと思います。
タスクを細分化(例)
私の場合は以下のような箇条書きリスト形式で細分化を行います。
- プレゼン資料を作る
- 必要な情報を分析する
- 顧客企業の規模はどのぐらいかを把握する
- 年齢や性別分布はどうなっているか
- 求めている情報は何か
- 期待していることは何か
- 期待している以上の成果を提供できるか
- アジェンダ(目次)を作る
- プレゼンテーションのストーリーを考える
- 分析したターゲットの属性は考慮されているか
- 想定したターゲット属性
- 資料を作成する
- レビューする
- 自分自身で客観的な視点でレビューする
- 文章は適切でわかりやすいか
- 文章量は適切か、説明に時間が掛かりすぎないか
- 上司にレビューを依頼する
- 何も説明をせずレビューをお願いする
- リハーサルをかねてストーリー通りにプレゼンする
- 自分自身で客観的な視点でレビューする
- 修正
- レビュー結果を反映する
- 必要に応じて 4,5を繰り返す
- 必要な情報を分析する
※ 例なので結構適当に書きました。
細分化の粒度はなんでもいいし時間も掛けない
あくまでも、タスクを細分化しリスト化することの目的は
これから「発生するであろうタスクの明確化」と「タスク消化に掛かる時間の見積り」
なのであって、完璧なリストを作ることが目的ではないことに注意が必要です。
ですので、リストを作ることに執着せず思い付くままに 短時間でざっと書き出すことです。
リスト化が完了し、各タスクに着手し始めた後に
タスクをこなしながら必要に応じて更新すれば問題ありません。
むしろ実作業をはじめないと見えてこないタスクも結構多いものです。
先述の通り、作成したリストは進捗報告などにも利用できる可能性があるため
随時更新することをおすすめしたいところですが、リストの最適化にこだわる必要も無いと思います。
細分化したタスクを実施していく
リスト作成後は、作成したリストに沿って
ただただ、がむしゃらにタスクを消化していくのみです。
この方法は大きなタスクを任せられた時にこそ新価を発揮すると思っていて
タスクを細分化し、細分化したタスクを一つ一つこなしていくことによって
長距離マラソンで「しんどくて走るのをやめたい。けれど次の信号までは頑張ってみよう」
的な精神で乗り切ることができるはずです。
はじめはどうしてもリスト化することに時間が掛かってしまうかもしれませんが
リスト化することによって頭の中が整理されて、結果的に仕事がスムーズに終わるということが実感できるかとおもいます。
